FAQ - Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Informationen und Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Personalentwicklung und Chancengleichheit.

Führen von PE-Gesprächen

  • add Sind PE-Gespräche bei Mitarbeitenden mit geringem Dienstauftrag (kleiner 10%) sinnvoll?

    In der Pilotphase (1999-2002) wurde diese Frage ausführlich erörtert. Es war Wunsch und Erfahrung sowohl von Vorgesetzten wie auch von Mitarbeitenden, dass alle Mitarbeitenden in diese neue Gesprächsform einbezogen werden sollen.
     
    Durch das Führen von PE-Gesprächen kann ein wichtiger Beitrag zu Kultur der Wertschätzung geleistet werden. Es gab Rückmeldungen, dass dies in anlassbezogenen Gesprächen nicht immer deutlich zum Ausdruck kommt. Gerade Mitarbeitende mit sehr geringen Dienstaufträgen fällt es oftmals schwerer, sich in den Gesamtkontext beispielsweise der Arbeit einer Kirchengemeinde einzufinden sowie ihre Arbeit und ihren Beitrag hierfür sichtbar zumachen.

    PE-Gespräche bieten die Chance über die Arbeitssituation, die Arbeitszufriedenheit, die Zusammenarbeit, die Motivation und das Ergebnis der Arbeit in einem größeren zeitlichen Horizont zu sprechen. Die Gespräche ermöglichen es, dass die jeweilige Situation reflektiert und gegebenenfalls weiter entwickelt werden kann.

    Unabhängig von Alter und Umfang des Dienstauftrages schätzen es Mitarbeitende sehr, dass eine ausreichende Ziel- und Aufgabenklarheit geschaffen wird. Deshalb sollen im PE-Gespräch Ziele, Personalentwicklungsmaßnahmen (PE-Maßnahmen) sowie die konkrete Unterstützung bei deren Umsetzung vereinbart werden. Deutlich wurde in der Pilotphase, dass PE-Gespräche zwar nach einem vorgegebenen Raster ablaufen, dass die jeweiligen Schwerpunkte jedoch entsprechend der Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner unterschiedlich sein können.

    Nachbarschaftshilfe
    Ist es zu rechtfertigen, dass eine Leiterin der Nachbarschaftshilfe mit 30 Mitarbeitenden, die teilweise nur wenige Stunden beschäftigt sind, PE-Gespräche zu führen hat?

    In diesem Fall kann neben den oben genannten Argumenten Folgendes angeführt werden:

    Die Schwerpunkte der PE-Gespräche können von Mitarbeitende zu Mitarbeitende, wie auch von Jahr zu Jahr unterschiedlich sein. Mehrere Vorgesetzte aus dem Bereich Pflegedienstleitung (PDL) haben sich vor kurzen dahingehend geäußert, dass Gespräche mit Mitarbeitenden eine bestimmte Zeit einnehmen. PE-Gespräche bieten auch für Vorgesetzte eine gute Möglichkeit, diesen Bedarf zeitlich zu strukturieren.

    Nach § 3 Abs. 1 Buchst. f KAO sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Nachbarschaftshilfe vom Geltungsbereich der KAO ausgenommen. Somit besteht keine rechtliche Verpflichtung, dass mit diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Personalentwicklungsgespräche zu führen sind.

  • add Ist PE bei kurzfristigen Dienstaufträgen sinnvoll?

    Beispiel: Befristet für ein Schuljahr erteilt eine Vertretung Religionsunterricht. Besteht eine rechtliche Verpflichtung mit einer Vertretungskraft ein PE-Gespräch zu führen, die jeweils für den Zeitraum eines Schuljahres arbeitet?
     
    Nach § 3 Abs. 2 der Personalentwicklungsverordnung sind PE-Gespräche grundsätzlich einmal jährlich mit allen Mitarbeitenden zu führen.

    Bei der o.g. Frage muss sicher unterschieden werden, ob die Vertretungskraft nur einmal für ein Schuljahr tätig ist oder immer wiederkehrend eingesetzt wird - wiederum jedoch jeweils nur für ein Schuljahr. Mit Vertretungskräften, die immer wieder als Vertretungskraft eingesetzt werden (wenn auch nicht immer in Ihrem Zuständigkeitsbereich), sollte dann auch jeweils ein PE-Gespräch geführt werden.

    Dagegen kann bei einer einmaligen Vertretung für ein Schuljahr von dem PE-Gespräch abgesehen werden, zumal sich ja dann durch die Schulferien der Vertretungsauftrag nicht auf ein ganzes Jahr erstreckt - i.d.R. von September bis Ende Juli.

    Andererseits ist es sinnvoll, wenn mit der "Ein-Schuljahr-Vertretung" zum Ende der Vertretungszeit ein Gespräch über Arbeitsbedingungen, Arbeitsumfeld, Zusammenarbeit usw. geführt wird.

  • add Besteht eine rechtliche Verpflichtung mit Pfarrerinnen und Pfarrern im Vorbereitungsdienst ein PE-Gespräch zu führen?

    Beim Vorbereitungsdienst handelt es sich um eine Ausbildung. Innerhalb dieser gibt es begleitende und unterstützende Ausbildungsgespräche. Diese verfolgen u.a. die Intension der Personalentwicklungsgespräche.
     
    Es würde eine Doppelung darstellen, wenn mit Pfarrerinnen und Pfarrern im Vorbereitungsdienst ein Personalentwicklungsgespräch geführt werden müsste. Aus diesem Grund wurden sie gemäß Beschluss in gemeinsamer Sitzung des Ständigen Ausschusses der Synode und dem Kollegium des Oberkirchenrats vom 9. Juli 2004 ausgenommen.

    Anmerkung: Mit Pfarrerinnen und Pfarrer im Hilfsdienst werden auch weiterhin PE-Gespräche geführt.

Probleme

  • add Was kann ich tun, wenn meine Mitarbeiterin bzw. mein Mitarbeiter die Teilnahme am PE-Gespräch verweigert?

    Folgende Schritte können zur Klärung der Sachlage beitragen:

    (1) Ist mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter überhaupt ein PE-Gespräch zu führen?
    Zwar ist fast mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein PE-Gespräch zu führen. Es ist aber ratsam, dies bei einer Verweigerungshaltung nochmals explizit zu prüfen.

    Als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter sollten Sie sich auf jeden Fall nochmals vergewissern, ob die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter von der Regel, dass ein Personalentwicklungsgespräch grundsätzlich einmal jährlich zu führen ist (§ 3 Abs. 2 Satz 1 PEVO) ausgenommen ist.

    Davon ausgenommen sind:

    • Pfarrerinnen und Pfarrer im Vorbereitungsdienst
    • Personen, die für einen fest umgrenzten Zeitraum ausschließlich oder überwiegend zum Zwecke ihrer Vor- oder Ausbildung beschäftigt werden, insbesondere Auszubildende, Volontäre und Praktikanten
    • wald- und landwirtschaftliche Arbeiter (Saisonarbeiter)
    • unregelmäßig, unterhalb der Sozialversicherungsgrenze Beschäftigte, die stundenweise (mit Einzelnachweis) entlohnt werden
    • Aushilfskräfte, die für die Dauer von bis zu 3 Monaten beschäftigt sind
    • unterhalb der Sozialversicherungsgrenze beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Nachbarschaftshilfe.

    (2) Sind Sie für das Führen des PE-Gesprächs zuständig?
    Es ist grundsätzlich zu klären, ob Sie als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter überhaupt für das Führen des PE-Gespräches zuständig sind.

    Das Personalentwicklungsgespräch hat nach § 4 Abs. 1 PEVO Satz 1 zu führen:

    • bei privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der oder die unmittelbare Vorgesetzte.
    • bei Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten der oder die unmittelbare Dienstvorgesetzte.
    • bei Pfarrern und Pfarrerinnen
      a) in der Regel die Visitatorin oder der Visitator;
      b) bei Dekaninnen und Dekanen, in den Fällen des § 5 Abs. 3 Visitationsordnung und
      c) in sonstigen begründeten Fällen die- oder derjenige, bei der oder dem die unmittelbare Dienstaufsicht liegt, wenn der Oberkirchenrat dies bestimmt.

      Eine solche Bestimmung wurde getroffen für die Personalentwicklungsgespräche mit
    • Dekaninnen und Dekanen
    • Pfarrerinnen und Pfarrern, die das Amt der Schuldekanin oder des Schuldekans wahrnehmen und
    • Pfarrerinnen und Pfarrern in landeskirchlichen Ämtern, Einrichtungen und Diensten gemäß § 17 Visitationsordnung
    • in den Fällen des § 5 Abs. 3 Visitationsordnung

      Zuständig ist, die- oder derjenige, bei der oder dem die unmittelbare Dienstaufsicht liegt.

    (3) Versuchen Sie eine einvernehmliche Lösung zu finden
    Bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden, sollte versucht werden eine einvernehmliche Lösung zu finden.

    Sind Sie für das Führen des PE-Gesprächs zuständig, so sollte in einem Dienstgespräch klargestellt werden, dass die PE-Gespräche Teil der dienstvertraglichen Regelungen sind und zu den Dienstpflichten der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters gehören. Primäres Ziel des Dienst-gespräches sollte sein, dass die Beweggründe für die Verweigerung benannt werden können. Dazu kann es eine Hilfe sein, die Schritte dieses Weges zu verabreden.

    Stellt sich als Beweggrund ein Konflikt zwischen Ihnen und Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter heraus, so können Sie, um ausreichend Zeit für die Lösung des Konflikts zu haben, das PE-Gespräch für maximal ein Jahr verschieben oder aussetzen (nach § 3 Abs. 2 Satz 2 PEVO kann das Personalentwicklungsgespräch bei Vorliegen von dringenden Gründen im Einzelfall mit Genehmigung der oder des jeweiligen Vorgesetzten bzw. der oder des für die Durchführung dieses Personalentwicklungsgespräches Zuständigen verschoben oder ausgesetzt werden. Diese Verschiebung oder Aussetzung darf maximal ein Jahr betragen). Da dies der Genehmigung der oder des jeweiligen Vorgesetzten bzw. der oder des für die Durchführung dieses Perso-nalentwicklungsgespräches Zuständigen bedarf, kann es sinnvoll sein, wenn Sie die entsprechende Person rechtzeitig in ihre Überlegungen einschalten. Ggf. kann sie bzw. er Sie bei der Lösung des Konflikts unterstützen.

    Sollten Sie sich in einer solchen oder ähnlichen Situation befinden, so können Sie gerne Kontakt mit Frau Rau-Preuß (0711/2149-132) oder Herrn Schreiber (0711/2149-578) von der Servicestelle für Personalentwicklung und Chancengleichheit aufnehmen. Diese bietet Beratung zu Fragen und Problemen an, die beim Führen der Personalentwicklungsgespräche sichtbar werden.

    Sollte es abzusehen sein, dass sich der Konflikt nicht innerhalb eines Jahres lösen lässt oder hat sich herausgestellt, dass er nicht gelöst werden konnte, kann zum einen geprüft werden, ob die bzw. der nächsthöhere Vorgesetzte das Gespräch führen wird oder Sie können das PE-Gespräch an eine andere Person delegieren.

    • 1. Möglichkeit:
      Die bzw. der nächsthöhere Vorgesetze führt das PE-Gespräch. In begründeten Fällen kann das Personalentwicklungsgespräch auf Wunsch der oder des Mitarbeitenden oder dem bzw. des für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches Zuständigen mit der bzw. dem nächsthöheren Vorgesetzten der oder des für die Durchführung des Personalentwicklungsgesprächs Zuständigen geführt werden (§ 4 Abs. 1 Satz 2 PEVO).

    • 2. Möglichkeit
      Eine andere Person wird mit dem Führen des PE-Gesprächs beauftragt. Die oder der nach Absatz 1 Zuständige kann auch eine andere Person mit der Durchführung von Personalentwicklungs-gesprächen beauftragen, wenn diese die Qualifikation für das Führen eines Personalentwicklungsgespräches besitzt. Eine Beauftragung der die Fachaufsicht führenden Person ist zulässig. Zur Beauftragung ist die Genehmigung der bzw. des Vorgesetzten der oder des für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches Zuständigen notwendig (§ 4 Abs. 2 PEVO).

    (4) Arbeits- bzw. disziplinarrechtliche Konsequenzen
    Sind die Schritte eins bis drei erfolglos geglieben, dann stehen auch rechtliche Möglichkeiten zur Verfügung:

    Wenn alle erkennbaren Schritte ausgeschöpft sind und die Arbeitsfähigkeit durch die Weigerung eingeschränkt ist, dann wäre mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter ausführlich über die dienstvertraglichen Konsequenzen einer Weigerung zu sprechen.

    Kann keine einvernehmliche Lösung erzielt werden und Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter weigert sich weiterhin das PE-Gespräch zu führen, so können in weiteren Schritten arbeits- bzw. disziplinarrechtliche Konsequenzen angedroht und umgesetzt werden.

    Nachstehend sind die Möglichkeiten skizziert. Es ist sinnvoll, wenn Sie für die Umsetzung dieser Schritte die entsprechenden Expertinnen und Experten aus dem Bereich Arbeits- bzw. Dienstrecht zu Rate ziehen.

    Dienstvertragliche Konsequenzen (privatrechtlich Angestellte)

    • Abmahnung (Fehlverhalten beschreiben, Aufforderung das Fehlverhalten zu unterlassen, Androhung der Kündigung bzw. Konsequenzen)
    • Verhaltensbedingte Kündigung

    Disziplinarrechtliche Maßnahmen (Pfarrerinnen und Pfarrer, Beamtinnen und Beamte)

    • nach §§ 25 ff Disziplinargesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DG.EKD)

    Allgemein sollten Sie sich um eine einvernehmliche Lösung bemühen. Sollte dies nicht möglich sein, so können auch arbeits- bzw. disziplinarrechtliche Konsequenzen angedroht und umgesetzt werden.

     


    Bitte beachten Sie, dass die beschriebenen Maßnahmen auch gelten, wenn Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter sich in ihrer bzw seiner Funktion als Vorgesetzte bzw. als Vorgesetzter weigert, PE-Gespräche mit ihren bzw. seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen.

  • add Dürfen sich meine Mitarbeitenden nach ihrem PE-Gespräch an die MAV wenden?

    Die Vertraulichkeit des PE-Gesprächs gilt auch gegenüber der Mitarbeitervertretung (MAV). So ist es nicht Aufgabe der MAV zu überprüfen, ob eine vereinbarte PE-Maßnahme sinnvoll ist oder ob Sie mit dem Mitarbeitenden eine andere Zielvereinbarung hätten treffen sollen. Die Gestaltung der inhaltlichen Arbeit ist grundsätzlich nicht Sache der MAV.

    Eine Zuständigkeit der MAV kann sich aber dann ergeben, wenn es

    • entweder im PE-Gespräch zu einem Übergriff Ihrerseits gekommen ist (z. B. Beleidigung) oder
    • Probleme in der Zusammenarbeit angesprochen werden, die Ihr Verhältnis zu Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter auch sonst prägen und einen arbeitsrechtlich relevanten Charakter haben (beispielsweise, wenn Sie andere Mitarbeitende bei den Urlaubswünschen bevorzugt haben, obwohl der betroffene Mitarbeiter sozial schutzwürdiger ist. Im PE-Gespräch wurde dies vom betroffenen Mitarbeiter angesprochen, aber Sie sehen keine Handlungsnotwendigkeit).
  • add Was passiert mit der Vertraulichkeit im PE-Gespräch bei Dekaninnen und Dekanen?

    Es gilt das, was auf dem Vorbereitungsbogen steht: "Im PE-Gespräch werden Absprachen getroffen, was von den vereinbarten Zielen und PE-Maßnahmen vertraulich bleibt und was öffentlich werden darf und muss. Denn erst wenn Mitarbeiterin/Mitarbeiter und Vorgesetzte/Vorgesetzter einverstanden sind, können vereinbarte Ziele und/oder festgestellter Bedarf an PE-Maßnahmen (z. B. Fort- und Weiterbildung, Rotation, Sonderaufträge, Vertretungen, Projektarbeit etc.) an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden.

    Grundsätzlich gilt für Dekaninnen und Dekane nichts anderes wie für jede unmittelbare Dienstvorgesetzte bzw. jeden unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Das PE-Gespräch wird auf Grund seiner spezifischen kirchlichen Ausprägung von einer strengen Vertraulichkeit geprägt, die es grundsätzlich verhindert, dass Erkenntnisse aus einem PE-Gespräch unmittelbar weiterverwendet werden.

    Sollte das PE-Gespräch Tendenzen hin zu einem Seelsorgegespräch entwickeln, ist es Aufgabe der bzw. des Vorgesetzten dem dieses zu unterbrechen und auf die tatsächliche Gesprächssituation hinzuweisen.

  • add Was passiert, wenn eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter den von ihr bzw. ihm selbst und mir unterschriebenen Vereinbarungsbogen in einem arbeitsrechtlichen Verfahren nutzt?

    Der Vereinbarungsbogen wurde sowohl von Ihnen als Führungskraft als auch von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter unterzeichnet: Dies kann ein Formfehler sein, der zu einem schuldrechtlichen Vertrag führt.

    Da die Aufzeichnungen nicht Bestandteil der Personalakte sind, ist davon auszugehen, dass diese in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen nicht eingesetzt werden können. Für beide Seiten ist diese Vereinbarung zwar verbindlich, dennoch ist Vertraulichkeit zu wahren. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass die Weitergabe von im PE-Gespräch getroffenen Vereinbarungen in einem arbeitsrechtlichen Verfahren nach gängiger Meinung nicht zulässig ist.

    Sie bzw. der Arbeitgeber müsste in einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht beantragen, dass die Verwendung einer solchen Vereinbarung als Beweismittel nicht zulässig ist. Gerade die Trennung von PE-Gesprächen und Dienstgesprächen und die Nichtübernahme der Vereinbarungsbögen auf die Personalakten waren grundsätzliche Forderungen der Mitarbeitervertretung (MAV) bzw. der Landeskirchlichen Mitarbeitervertretung Württemberg (LAKIMAV).