Gute Gründe: Das Personalentwicklungsgespräch

Kommunikation ist das "A" und "O" einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Gut geführte Personalentwicklungsgespräche (PE-Gespräche) sind daher ein wichtiges Führungsinstrument. Sie verbessern die Kommunikation und können damit zu einer höheren Arbeitszufriedenheit beitragen. Losgelöst vom Arbeitsalltag besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern grundsätzliche Aspekte der Arbeit und Zusammenarbeit und legen gemeinsam Ziele für die Zukunft fest.

Das PE-Gespräch soll dazu beitragen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erkennen und zu erhalten. Dabei sollen sie entsprechend den Anforderungen und dem Bedarf der jeweiligen Arbeitsstelle und der Landeskirche begleitet und gefördert werden.

 
 
 
 

Rahmenbedingungen

Einladung und Gesprächsdauer

Als Personalverantwortliche/r laden Sie Ihre Mitarbeitenden mindestens zwei Wochen vor dem Termin zum Jahresgespräch ein. Mit der Einladung zum PE übergeben Sie auch den Vorbereitungsbogen und den Vereinbarungsbogen. So können sich beide Parteien gezielt auf das Gespräch vorbereiten. Für jedes Gespräch soll mindestens eine Stunde eingeplant werden.

Struktur

Gesprächsführung

Jedes PE-Gespräch hat mehrere Schwerpunkte. Es ist sinnvoll, diese in einer bestimmten Reihenfolge zu besprechen. Deshalb haben wir für Sie einen Vorbereitungsbogen entwickelt, der die Schwerpunkte aufnimmt und Sie durch das Gespräch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führt. Er gibt dem Gespräch den nötigen Rahmen und unterstützt eine strukturierte Gesprächsführung.

Ein PE-Gespräch hat folgende Struktur:

  • add Was ist der gegenwärtige Stand?

    Vorgesetzte und Mitarbeitende geben sich in diesem Teil des Gesprächs Rückmeldungen darüber, wie für sie die Zusammenarbeit im vergangenen Jahr verlief. Auch Sie als Vorgesetzte erhalten dabei Rückmeldungen zur eigenen Funktion und Person.

    Dabei steht die Arbeit und die Arbeitssituation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vordergrund. Es werden deren Stärken, positive Erfahrungen und Empfindungen sowie Schwächen, negative Erfahrungen und Enttäuschungen zur Sprache kommen. Daneben können Probleme benannt und nach Lösungen gesucht werden.

    • Was hat die Arbeit Ihren Mitarbeitenden erleichtert oder auch erschwert? Was schafft beim Arbeiten Zufriedenheit, was ist hilfreich? Was ist derzeit belastend, führt zu Unzufriedenheit?

    • Wie können Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten bei ihrer derzeitigen Tätigkeit voll einsetzen? Wo bestehen für Ihre Mitarbeitenden Verbesserungsmöglichkeiten und Weiterentwicklungschancen?

    • Wie erleben Ihre Mitarbeitenden Sie als ihre Vorgesetzte bzw. ihren Vorgesetzten?

    • Welche Rückmeldungen können Sie zur Zusammenarbeit, Kommunikation und zum Informationsfluss geben gegenüber:

      • Ihren Mitarbeitenden aber auch
      • den Kolleginnen und Kollegen
      • den ehrenamtlichen Mitarbeitenden
      • den für Ihre Arbeit wichtigen Gremien.

    • Wie erleben Ihre Mitarbeitenden persönliche Chancengleichheit zwischen Frauen und Männer?

    • Wie erleben Ihre Mitarbeitenden die persönliche Vereinbarkeit von Familie und Beruf?
  • add Was ist gewesen?

    In diesem Schritt besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, inwieweit die während des letzten Jahresgesprächs vereinbarten Ziele erreicht wurden.

    • Welche vereinbarten Ziele wurden erreicht?

    • Inwieweit haben Ihre Mitarbeitenden aber auch Sie als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter den vereinbarten Beitrag zur Zielerreichung geleistet?

    • Was hat Ihre Mitarbeitenden unterstützt, um ihre Ziele zu erreichen? Was hat die Zielerreichung möglicherweise erschwert?

    • Konnten Ihre Mitarbeitenden die vereinbarten PE-Maßnahmen umsetzen? Welche Auswirkungen hatten diese auf die Arbeit Ihre Mitarbeitenden?
  • add Was wird angestrebt?

    Nach dem Rückblick werden gemeinsam die Ziele für das kommende Jahr überlegt. Dabei werden die dafür notwendigen Einzelschritte geplant.

    • Welche Verbesserungswünsche bzw. Änderungsvorschläge haben Ihre Mitarbeitenden?

    • Welche Ziele sind Ihre Mitarbeitenden für das nächste Jahr wichtig?


    Um Ziele vereinbaren zu können, ist es notwendig, dass Mitarbeitende wissen, welche (mittelfristigen) Ziele die Organisation bzw. die jeweilige Einheit (Kirchengemeinde, Team, Abteilung usw.) derzeit und in den nächsten Jahren verfolgt. Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

    Terminieren Sie gemeinsam, bis wann Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter ein genau definiertes Ziel erreicht haben soll. Besprechen Sie auch, woran sie erkennen oder messen können, ob sie ihr Ziel erreicht haben. Vereinbaren Sie außerdem, wie Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter ihre Ziele genau umsetzen und wer ihnen hierbei gegebenfalls helfen kann oder muss.

  • add Was ist dafür nötig (PE-Maßnahmen)?

    Nachdem die wichtigsten Ziele vereinbart wurden, wird nun gemeinsam geklärt, in welchen Bereichen Ihre Mitarbeitenden Unterstützung benötigen und wo Kenntnisse erworben und/oder vertieft werden sollen. Es kann auch besprochen werden, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeitenden weiterentwickeln möchten. Es werden die Personalentwicklungsmaßnahmen (PE-Maßnahmen) Ihre Mitarbeitenden festgelegt.

    • Welche beruflichen aber auch persönlichen Entwicklungen streben Ihre Mitarbeitenden an?

    • Welche konkreten PE-Maßnahmen können Ihre Mitarbeitenden hierbei unterstützen?


    Beispiele für PE-Maßnahmen:

    • Arbeitsplatzanreicherung
    • Coaching
    • Fort- und Weiterbildung
    • Flexible Arbeitszeiten
    • Lern- und Problemlösungsgruppen
    • Mentoring
    • etc.
  • add Dokumentation

    Die vereinbarten Arbeitsziele dokumentieren Sie auf einem Vereinbarungsbogen. Außerdem halten Sie die besprochenen Personalentwicklungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeitenden auf dem Vereinbarungsbogen fest.

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Im PE-Gespräch sollten Sie - insbesondere bei der Fragestellung "Was ist der gegenwärtige Stand?" - auch auf Sachverhalte achten, die einen Bezug zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aufweisen. 

Das Ziel des AGG ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einer aktiven Bearbeitung des Problems durch Sie als Vorgesetzte nicht zustimmen, sind Sie trotzdem in der Pflicht, das benannte Problem zu beobachten und gegebenfalls nach Lösungen zu einem späteren Zeitpunkt zu suchen.

Wenn ein Misstand aktiv bearbeitet werden soll, ist rechtzeitig zu bedenken, wer an der Lösung mitwirken bzw. beteiligt werden muss (beispielsweise Personalstelle, Gleichstellungsbeauftragte bzw. -beauftragter etc.).